Celebrado a 9 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos foi instituído em 2007 pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA) com o objetivo de alertar e consciencializar as comunidades sobre o valor intrínseco dos arquivos para a preservação da memória dos atos registados ao longo do tempo.
Constituição e Conservação
O Arquivo Audiovisual da Universidade Aberta reúne um património que remonta a 1964 e às origens do ensino a distância em Portugal. O acervo é constituído pela produção audiovisual da Universidade Aberta (UAb – 1988) bem como das Instituições que a antecederam: Instituto de Meios Audiovisuais da Educação (IMAVE – 1964), Instituto de Tecnologia Educativa (ITE – 1971), Instituto Português de Ensino a Distância (IPED – 1979) e Projeto Universidade Aberta (PUA – 1987). A construção da coleção resultou do armazenamento, não sistemático, de suportes dos documentos audiovisuais produzidos por estas instituições, ao longo do tempo.
Este é um acervo de características singulares, com conteúdos que documentam cenários e práticas envolvendo o ensino a distância em Portugal, de interesse relevante para a Instituição, mas também para a memória coletiva. Testemunhos da mudança pedagógica e tecnológica verificada na educação em Portugal, os documentos em acervo atestam as diferentes gerações e conceções do ensino a distância, desde emissões de rádio e televisão, até às dinâmicas do ensino virtual e das práticas educacionais abertas, protagonizadas na atualidade pela UAb.
Face à vulnerabilidade e especificidade dos materiais audiovisuais, foi estabelecida uma política de gestão do Arquivo que permita garantir a identificação, a autenticidade, a integridade e a fiabilidade dos conteúdos de modo a que a informação permaneça acessível, interpretável e autêntica, para que possa ser utilizada pelas gerações futuras.
O acervo organiza-se em torno de duas áreas estruturais:
- “Memória” – produção das instituições que antecederam a criação da UAb (1964-1988)
- “Universidade Aberta” – produção UAb (1988-)
Dentro destas áreas, os documentos organizam-se hierarquicamente por série, subsérie e documento, uma classificação estabelecida em função das dinâmicas inerentes ao funcionamento da Instituição bem como às características da produção.
Cada documento tem uma ficha de identificação que testemunha o seu ciclo de vida, da avaliação à disponibilização.
Os conteúdos audiovisuais são não só as imagens e sons, mas também a sua descrição. Considerando que materiais não descritos são materiais mortos, é concedida especial atenção à descrição dos documentos, fornecendo, para além da análise de conteúdo, informação relativa às suas características formais, técnicas e administrativas.
A digitalização para assegurar a acessibilidade
A estratégia de preservação, considerada como forma de assegurar a permanente acessibilidade dos documentos com integridade, passa pela análise, identificação, referenciação, migração dos conteúdos vídeo e áudio para ficheiros digitais.
Concluída a identificação e descrição dos documentos, procede-se à transferência dos conteúdos existentes em cassete vídeo, para ficheiro digital e ao respetivo arquivo na Universidade Aberta e no Banco de Vídeo FCCN.
Os Arquivos não são apenas espaços onde se conservam documentos. A sua dimensão social e cultural exige-lhes como principal objetivo a difusão documental.
Para além de armazenar os objetos digitais num suporte adequado, o desafio maior do Arquivo consiste em pensar nos requisitos que possibilitem a pesquisa, a recuperação e a utilização da informação para uso futuro, preservando o conteúdo, a integridade e a autenticidade dos documentos.
Fruto do trabalho de divulgação efetuado, este Arquivo é hoje muito procurado para responder a solicitações decorrentes de necessidades de produção profissional, internas, mas também de entidades externas à Instituição.
Conscientes da relevância dos conteúdos como fontes históricas, mas também do seu potencial de reutilização em contexto académico ou lúdico, tem sido efetuado um grande investimento na promoção da autonomia do utilizador na pesquisa de conteúdos, no acesso e na promoção da utilização legal dos documentos.
A disponibilização sistemática dos conteúdos efetua-se no âmbito do projeto Recursos Educacionais Abertos – REA do Repositório Aberto.
É efetuada uma versão dos conteúdos digitais, com logótipo UAb e uma licença Creative Commons (CC-BY-NC-SA) que é disponibilizada, em acesso aberto, no Repositório Aberto.
Qualquer utilizador com acesso à Internet pode, de modo autónomo, pesquisar, aceder e reutilizar os documentos de forma ética.
A normalização tem-se evidenciado como um instrumento essencial para facilitar o acesso à informação. Para potenciar a eficácia na recuperação da informação, é efetuada a compatibilização e mapeamento dos elementos de descrição arquivística com os elementos de metainformação do Repositório.
A implementação deste sistema evidencia um conjunto de vantagens:
- Autonomia do utilizador na pesquisa e no acesso
- Acesso simultâneo aos conteúdos
- Redução do número de equipamento de visionamento no Arquivo
- Redução do risco de danificar os suportes físicos
- Redução dos custos, oriundos da exaustiva utilização dos equipamentos
- Divulgação e valorização do acervo
- Potencial de criação de novas dinâmicas, e novas práticas educacionais
- Promoção da marca UAb
Não podemos conceber que o Arquivo seja considerado como o “fim da linha” ou o fim da vida dos documentos. O objetivo do nosso trabalho é identificar, selecionar, descrever e preservar o acervo, mas também e sobretudo, disponibilizá-lo para potenciar a cocriação de conhecimento.
A opção pela disponibilização em acesso aberto permite simplificar e desmaterializar os processos relacionados com o acesso à informação, ligar o passado ao presente, transferir conhecimento, acrescentar valor, e contribui para o reforço da identidade institucional.
Ao preservar e promover a utilização do seu Arquivo Audiovisual a UAb promove a valorização da memória institucional, estrutura e antecipa o futuro.
Junho de 2020 #138
